BBN Event Suite
Das fehlende Backoffice für Promoter und Booking-Teams
Eine Suite trägt deine Shows von der ersten Anfrage bis zum Settlement: Pipeline, Offers, Verträge, Rechnungen, Gästelisten, Reporting.
Gästelisten und Einlass Schon live
Scanne QR-Codes am Einlass: Der Kapazitätszähler zählt live mit, die Liste zeigt, wer drin ist. Acts und Partner tragen ihre Guest Spots im Rahmen ihres Kontingents selbst ein, du bestätigst jeden einzelnen per Tap. Der BookMeTender-Sync ist heute live: Gästelisten als CSV exportieren, in die Suite importieren und vor dem Schreiben jede Änderung in der Vorschau prüfen. Erst wenn du den Import bestätigst, steht die neue Liste am Einlass.
- QR-Check-in mit Live-Kapazitätszähler
- Guest Spots im Kontingent, Freigabe per Tap
- BookMeTender-CSV-Import mit Vorschau
Vom ersten Kontakt zur bestätigten Show: eine Pipeline
Binde das Anfrage-Formular auf deiner Website ein: Jede Anfrage landet strukturiert in einer Pipeline. Vier Stufen führen zur Show: neu, in Verhandlung, Hold, bestätigt. Du siehst, wer auf dich wartet, was diese Woche reinkam und welche Gespräche eine Antwort brauchen. Das ganze Team arbeitet in derselben Pipeline.
- Einbettbares Anfrage-Formular für deine Website
- Vier Stufen: neu, Verhandlung, Hold, bestätigt
- Eine Pipeline fürs ganze Team
Ein Kalender für Holds, Confirms und On-Sale-Termine
Holds, bestätigte Shows, Announce- und On-Sale-Termine liegen auf einem Kalender. Überschneidungen siehst du vor dem Bestätigen: doppelt gebuchter Act, überlappender Hold, Announce am On-Sale-Tag einer anderen Show. Filtere nach Act, Venue oder Stadt.
Und alles andere
Gebrandete Offers mit eingebautem Deal-Rechner
Verschick gebrandete Offer Sheets mit durchgerechnetem Deal: Festgage, Versus-Deal, Door Split oder Prozentbeteiligung, der Deal-Rechner rechnet vor. Die Gegenseite bestätigt mit einem Klick. Du siehst, wann ein Offer geöffnet wurde, und weißt, wann das Follow-up dran ist. Jedes Offer behält Versionen, Konditionen und Bestätigungen. Steht der Deal, wird das Offer zur Grundlage für Vertrag und Settlement.
- Deal-Rechner für Gagen, Versus-Deals und Splits
- Bestätigung mit einem Klick
- Du siehst, wann ein Offer geöffnet wird
Vom Offer zum signierten Vertrag in Minuten
Aus einem bestätigten Offer wird per Klick ein Booking-Vertrag. Konditionen, Gagen und Notizen werden in einen Text übernommen, den du noch anpassen kannst. Du schickst ihn als Link, trägst die Unterschrift mit Datum und Namen ein, und die Suite legt ihn samt Prüfsumme bei der Show ab. Sobald der Vertrag als unterschrieben erfasst ist, stehen deine Follow-up-Tasks im Plan.
Rechnungen pro Show, gebaut für die EU-Steuerrealität
Jede Show bekommt eigene Rechnungen, mit den EU-Details, die sonst Arbeit machen: USt-ID-Prüfung, Reverse Charge oder Kleinunternehmerregelung wo sie greift, Quellensteuer als Satz, den du festlegst. Jede gestellte Rechnung bekommt ihre Nummer aus deiner eigenen Reihe, bleibt danach unverändert und öffnet sich als druckfertige Seite. Jede Rechnung verweist auf den Vertrag, die Zahlen passen also zum abgeschlossenen Deal.
- USt-ID-Prüfung
- Reverse Charge und Befreiung
- Quellensteuer-Handling
- Nummerierte, druckfertige Rechnungen
Deposit und Restzahlung pro Show einsammeln
Sobald ein Vertrag signiert ist, gehen Payment-Links für Deposit und Restzahlung raus. Erinnerungen verschickt die Suite automatisch. Ein Blick auf die Show zeigt, was bezahlt ist und was wann fällig wird. Zahlungen landen in deinem BBN-Wallet: dasselbe Wallet wie für deine Release-Payouts, wenn du dein Label über BBN laufen lässt.
Settlements: Offer vs. Actuals, Zeile für Zeile
Nach der Show rechnest du Offer gegen Actuals ab: Ticketzahlen, Bar-Splits, Kosten. Co-Promotion-Splits folgen den vereinbarten Anteilen, jede Show schließt mit einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Hat der Abend Geld gebracht, wer bekommt was, was kalkulierst du nächstes Mal anders? Eine Ansicht beantwortet alle drei Fragen.
Flugnummer eintippen, Itinerary steht
Tipp eine Flugnummer ein: Abflug, Ankunft, Terminal und Zeiten stehen im Itinerary. Hotels, Ground Transport und Day Sheets kommen dazu, und jede Person bekommt den Teil, den sie braucht. Advancing läuft am selben Ort: Eine strukturierte Anfrage sammelt Tech- und Hospitality-Details von Acts und Venues ein, statt eines Threads mit vierzig Mails. Alle arbeiten mit der aktuellen Version.
Schichtplanung für Door- und Produktions-Crew
Plane Door- und Produktions-Schichten pro Show und verschick sie. Dein Team sagt vom Handy aus zu oder ab. Offene Schichten siehst du auf einen Blick und besetzt Lücken vor dem Show-Tag. Ändert sich der Plan, weist du in Sekunden neu zu, alle Betroffenen sehen das Update. Time Tracking läuft mit: Die Stunden liegen bei der Show, bereit für Lohnabrechnung und Settlement.
Booking-Historie für Promoter, Venues und Agents
Promoter, Venues und Agents haben Profile mit der kompletten Booking-Historie: Shows, Deals, Gespräche. Sortier dein Netzwerk mit Tags nach Stadt, Kapazität oder Genre, je nach deiner Booking-Logik. Kommt eine Anfrage rein, öffnest du das Profil und hast die letzten drei Deals vor dir, bevor du antwortest.
Ein Press Kit pro Act, aus laufenden Daten
Jeder Act im Roster bekommt ein Press Kit aus deinen laufenden Daten: Bio, Fotos, Links, aktuelle Shows. Änderst du ein Foto, zeigt das Kit es. Die Kits tragen das Branding deiner Agentur und lassen sich auf jeder Website einbetten. Ein Link ersetzt den PDF-Export.
Show bestätigen, Website aktuell
Einbettbare Widgets zeigen bestätigte Shows auf deiner Website. Ändert sich ein Datum, ziehen alle Embeds nach. Dazu gibt's einen JSON-Event-Feed: dieselben Daten für dein Newsletter-Tool oder alles, was du sonst baust. Website, Newsletter und Socials lesen aus einer Quelle.
Forecast vs. Actuals, Provisionen und Break-even
Das Reporting zeigt Forecast vs. Actuals über deinen Kalender, Provisionen nach Act und Agent und den Break-even pro Event. Du siehst, welche Acts das Quartal tragen, welche Räume für welche Kapazität funktionieren und wo eine Show vor Türöffnung gegen ihr Budget steht. Jede Zahl führt zurück auf ein Offer, einen Vertrag oder ein Settlement. Fragt jemand nach einer Zahl, klickst du dich zum Beleg durch.
Ein signierter Vertrag legt den Zeitplan an
Signierst du einen Vertrag, stehen die Follow-up-Tasks im Plan: Announce, On-Sale, Advancing, Settlement, jeweils mit dem richtigen Vorlauf. Verschiebt sich die Show, wandern alle Tasks mit. Zwei-Wege-Sync mit iCal und Google hält deinen Kalender aktuell, die E-Mail-Integration legt jede Konversation bei ihrer Show ab. Die Regeln legst du einmal fest, danach bekommt jede Show ihre Checkliste.
- Tasks starten mit der Vertragssignatur
- Verschiebt sich die Show, wandern Tasks mit
- Zwei-Wege-Sync mit iCal/Google, E-Mail-Integration
Häufig gestellte Fragen
Was ist die BBN Event Suite?
Das Backoffice für Promoter und Booking-Teams: Die BBN Event Suite trägt eine Show von der ersten Anfrage bis zum finalen Settlement. Drin sind Booking-Pipeline, Offers, Verträge, Rechnungen, Zahlungen, Itineraries, Gästelisten, Schichtplanung und Reporting. Gebaut wird sie von der BBN Music GmbH, mit demselben Account-System wie die BBN Label Suite.
Für wen ist die BBN Event Suite?
Für Promoter, Clubs, Booking-Agenturen und Artist-Teams. Ob du Shows buchst, das Programm einer Venue planst, ein Live-Roster managst oder die Bookings eines Acts selbst übernimmst: Die Suite passt in deinen Workflow. Sie funktioniert für einen einzelnen Promoter genauso wie für ein Team mit gemeinsamer Pipeline, gemeinsamem Kalender und gemeinsamen Verträgen.
Wie funktioniert der BookMeTender-Sync?
Du exportierst die Gästeliste einer Show aus Resident Advisor als CSV und lädst sie beim Event in der Suite hoch. Zuerst siehst du eine vollständige Vorschau jedes Eintrags, erst mit deiner Bestätigung schreibt die Suite die Liste nach BookMeTender. Ein späterer Upload ergänzt nur, was neu ist.
Funktioniert die Event Suite mit meinem BBN-Label-Account?
Ja. Releases und Live laufen über einen BBN-Account. Wallet und Roster sind geteilt: Zahlungen aus Shows und Payouts aus Streaming landen im selben Wallet, und die Acts auf deinem Label-Roster sind dieselben, die du bookst.
Wie laufen Verträge und Rechnungen in der Event Suite?
Aus dem bestätigten Offer wird der Vertrag generiert, als Link verschickt und mit Datum, Unterzeichner und Prüfsumme als unterschrieben erfasst, abgelegt bei der Show. Rechnungen entstehen pro Show in Euro, mit USt-ID-Prüfung, Reverse Charge oder Befreiung wo nötig und Quellensteuer als Satz, den du festlegst. Aus einer gestellten Rechnung erstellst du die Payment-Links für Deposit und Restzahlung, und die Suite setzt die Rechnung auf bezahlt, sobald das Geld da ist.
Wie bekomme ich Zugang zur BBN Event Suite?
Schreib an support@bbn.music und erzähl uns drei Dinge: wie viele Shows ihr macht, Roster oder Raum, und was ihr heute nutzt. Wir richten dich ein und begleiten den Import deiner bestehenden Daten, inklusive Gästelisten aus BookMeTender.
Welche Sprachen unterstützt die Plattform?
Öffentliche Seiten, die Dokumente, die du an Acts und Partner schickst, und der Support sind auf Englisch und Deutsch, der Arbeitsbereich selbst ist auf Englisch. Die Steuer-Features sind EU-first gebaut: USt-ID-Prüfung, Reverse Charge und Quellensteuer-Handling decken Bookings über europäische Grenzen ab.
Bereit loszulegen?
Eine E-Mail genügt – wir melden uns persönlich: support@bbn.music