BBN Agency Suite
Die Software für Booking-Agenturen mit Roster auf Tour
Agents, Team und Artists arbeiten in einem Workspace: Bookings, Verträge, Rechnungen, Touren und alles, was der Promoter zur Show braucht.
4
Rollen für Team und Artists
10
Advance-Checks pro Show
3
Mahnstufen
EN · DE
Verträge und Rechnungen
Jedes Booking von der Anfrage bis zum Vertrag
Ob über dein Anfrageformular, eine importierte Mail oder per Hand: Jede Anfrage wird ein Booking mit Gage, Deal-Typ und Set-Zeiten. Es läuft von Anfrage über Verhandlung bis Vertrag, oder endet als abgesagt oder abgelehnt. Du hältst fest, bei wem der Ball liegt und wann der nächste Schritt fällig ist. An dem Tag bekommt die zuständige Person eine Follow-up-Aufgabe. Doppelte Shows am selben Tag zeigt die Suite an, bevor du speicherst.
- Festgage, Versus- und Door-Deal mit Gage und Provision pro Artist
- Follow-up-Aufgaben zum nächsten Schritt
- Konfliktprüfung für jeden Artist vor dem Speichern
Verträge, die der Promoter online unterschreibt
Den Vertrag setzt du aus deiner Klauselbibliothek und Vorlagen auf Deutsch oder Englisch zusammen. Platzhalter übernehmen Artist, Datum, Venue und Gage aus dem Booking. Der Promoter bekommt einen Link, liest den Vertrag, tippt seinen Namen und bestätigt. Gespeichert werden Name, Zeitpunkt, IP-Adresse und eine Prüfsumme des Textes. Danach zeichnest du gegen, und beide Seiten bekommen die unterschriebene Fassung.
- Klauselbibliothek und Vorlagen auf Deutsch und Englisch
- Unterschrift per Name und Bestätigung, mit Prüfsumme
- Gegenzeichnung durch die Agentur
Rechnungen und Mahnungen direkt aus dem Booking
Künstlergage oder Vermittlungsprovision rechnest du direkt aus dem Booking ab. Beim Stellen bekommt die Rechnung die nächste Nummer deines Kreises und ist danach gesperrt. Reverse Charge und Kleinunternehmerregelung erscheinen mit dem passenden Hinweis. Gemahnt wird in drei Stufen, 3, 14 und 28 Tage nach Fälligkeit, automatisch oder auf Klick.
- Rechnungen für Gage und Provision pro Booking
- Fortlaufende Nummer mit eigenem Präfix
- Drei Mahnstufen, automatisch oder per Hand
Und alles andere
Jede Show advancen
Load-in, Soundcheck, Einlass, Curfew, Kontakt vor Ort, Parken, WLAN und Catering stehen am Booking. Zehn Checks zeigen, was noch fehlt: vom unterschriebenen Vertrag über die Rider bis zu Anreise und Hotel pro Artist.
- Advance-Bogen, den der Promoter ausfüllt
- Zehn Checks pro Booking
- Anreise und Hotel entfallen bei lokalen Artists
Touren und Itineraries
Fasse Bookings zu einer Tour zusammen und trag Flüge, Züge, Hotels, Transfers und Mietwagen mit Status, Kosten und Kostenträger ein. Das Itinerary Tag für Tag bekommen Artist und Crew als Link.
- Reiseposten mit Kosten und Kostenträger
- Itinerary pro Booking und pro Tour
- Link zum Teilen, ohne Login
Das ganze Roster an einem Ort
Jeder Artist hat Standardgage, Provisionssatz, Tech- und Hospitality-Rider, Rechnungsdaten und Dokumente wie Stage Plot und Pressekit. Die Booking-Historie zeigt jede Show mit Gage.
Ein Portal für den Promoter
Zu jedem Booking gibt es einen Link für den Promoter. Dort sieht er die Show, füllt den Advance aus, pflegt seinen Kontakt, tauscht Dokumente und schreibt deinem Team. Antworten per Mail landen im selben Verlauf.
Promoter und Venues
Kontakte mit USt-ID, Adresse, Tags und Notizen, dazu jedes Booking, das ihr zusammen gemacht habt.
Anfrageformular und Mail-Import
Deine Agentur bekommt eine öffentliche Anfrageseite, auf der Promoter einen Artist aus deinem Roster wählen. Zieh eine Anfrage-Mail in den Import, und die Suite ordnet sie einem Booking zu oder legt eine neue Anfrage an.
Kalender und Aufgaben
Monats- und Agenda-Ansicht übers ganze Roster, ein ICS-Feed für jede Kalender-App und Aufgaben mit Zuständigen. Läuft eine Option ab, wird daraus eine Aufgabe.
Finanzen und Exporte
Die Jahresansicht zeigt Gagen und Provisionen nach Monat und Artist, daneben Gestelltes, Bezahltes und Überfälliges. Bookings, Rechnungen und ein Buchungsjournal exportierst du als CSV.
Rollen für Team und Artists
Manager führen die Agentur, Booker verhandeln und rechnen ab, das Team kümmert sich um Logistik und Aufgaben. Artists sehen mit eigenem Login nur ihre Shows. Gagen sind erst ab der Booker-Rolle sichtbar.
Auf der Roadmap
Google-Kalender-Sync
Bookings landen automatisch in einem Google-Kalender pro Agentur.
Stornorechnungen
Eine gestellte Rechnung korrigierst du mit einer Stornorechnung statt nur mit einem Storno-Status.
DATEV-Export und E-Rechnung
Ein Export, den dein Steuerbüro direkt in DATEV übernimmt, und Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die BBN Agency Suite?
Die BBN Agency Suite ist die Software für Booking-Agenturen. Drin sind Roster, Bookings mit Konfliktprüfung, Verträge zum Online-Unterschreiben, Rechnungen für Gage und Provision mit Mahnstufen, Touren mit Itineraries, ein Promoter-Portal und Finanzauswertungen. Die BBN Music GmbH baut sie auf demselben Account-System wie die BBN Label Suite und die BBN Event Suite.
Was ist der Unterschied zur BBN Event Suite?
Die Agency Suite ist für die Seite, die Artists vertritt und ihre Shows verkauft. Die Event Suite ist für Promoter und Venues, die Shows einkaufen und den Abend veranstalten. Es sind zwei eigene Tools, du kannst mit demselben BBN-Account eins oder beide nutzen.
Sehen meine Artists ihre Shows?
Ja. Lade einen Artist mit der Artist-Rolle ein. Er sieht mit eigenem Login seine Shows und Itineraries, ohne etwas ändern zu können. Gagen und Provisionen bleiben für ihn ausgeblendet.
Welche Sprachen unterstützt die Suite?
Verträge, Rechnungen, Mails und die Seiten, die Promoter und Artists öffnen, gibt es auf Deutsch oder Englisch, eingestellt pro Agentur. Der Arbeitsbereich selbst ist auf Englisch.
Wo liegen die Booking-Daten?
Auf Servern in der Europäischen Union. Die BBN Music GmbH entwickelt die Agency Suite in Deutschland und verarbeitet personenbezogene Daten nach der DSGVO.
Wie bekomme ich Zugang zur BBN Agency Suite?
Stell auf bbn.music einen Antrag mit Agenturname, Land und ein paar Zeilen zu deinem Roster. Unser Team prüft ihn und richtet deinen Workspace ein. Fragen gehen an support@bbn.music.
Bring dein Roster mit
Erzähl uns im Antrag, wie viele Artists du vertrittst, wo du sie buchst und womit du heute arbeitest. Unser Team prüft ihn und richtet deinen Workspace ein.